Tidak banyak perdebatan tentang perlunya bisnis menggunakan teknologi, tetapi lebih banyak tentang cara terbaik memanfaatkannya. Keberadaan begitu banyak program perangkat lunak dan perangkat keras sudah cukup membingungkan. Tambahkan kompleksitas lanskap teknologi yang terus berkembang, dan pilihan Anda bisa menjadi sangat jelas. Bagi sebuah perusahaan, ini tentang menggunakan alat untuk menjadi seefisien dan berorientasi pada pertumbuhan sebisa mungkin. Ketika memilih alat memperlambat Anda, itu adalah hal terakhir yang Anda butuhkan.
Tidak diragukan lagi, untuk menjelajahi lanskap ini diperlukan peta. Untuk memilih teknologi dengan mempertimbangkan efisiensi dan keberhasilan jangka panjang, keselarasan antara tujuan tersebut dan kemampuan alat adalah suatu keharusan. Begitu pula dengan menemukan solusi yang tepat untuk model bisnis Anda. Mari selami bagaimana para pemimpin masa kini dapat mengadopsi dan mengoptimalkan teknologi untuk keuntungan perusahaan mereka.
Lihatlah Alur Kerja Itu
Sumber: acquisition-international.com
Secara teori, kebanyakan orang tahu apa itu alur kerja. Alur kerja adalah cara suatu tugas bergerak dari awal hingga akhir. Alur kerja biasanya melibatkan tugas yang harus diselesaikan seseorang secara berulang. Misalnya penerimaan pasien di ruang gawat darurat rumah sakit atau perintah telepon untuk operator layanan nirkabel. Meskipun beberapa detail mungkin berbeda, inti dari prosesnya tetap sama.
Oleh karena itu, ada lebih dari satu langkah berulang yang terlibat. Aplikasi dengan otomatisasi alur kerja bawaan dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi pengulangan ini bagi karyawan. Contohnya termasuk perangkat lunak manajemen kontrak, aplikasi manajemen hubungan pelanggan, dan solusi inventaris.
Misalnya, hampir setiap bisnis mengelola kontrak pada tingkat tertentu. Kontrak dapat berupa perjanjian kerahasiaan untuk vendor dan karyawan Anda. Anda juga dapat memiliki perjanjian tingkat layanan untuk klien Anda, ditambah kontrak kerja untuk pemasok dan kontraktor independen. Kemungkinan besar bahasa dalam dokumen ini distandarisasi menurut jenis perjanjian. Mengapa tidak mempermudah pekerjaan setiap orang dengan menggunakan templat yang telah dimuat sebelumnya?
Lebih jauh lagi, solusi perangkat lunak dapat membuat seluruh proses kontrak berjalan lebih cepat dan lancar. Peluang terjadinya kesalahan mulai dari penulisan dan revisi hingga pengambilan tanda tangan dan pendistribusian salinan akhir akan berkurang. Memanfaatkan teknologi demi efisiensi berarti menemukan peluang penyederhanaan untuk alur kerja yang berulang. Pasti ada aplikasi yang mampu mengurangi dan menghilangkan redundansi alur kerja spesifik Anda.
Tutup Kesenjangan Keamanan Digital
Menjalankan bisnis modern berarti terhubung dengan orang lain secara daring. Meskipun jaringan Anda 100% internal, hal itu tidak pasti karena ancaman dari luar masih dapat menyusup masuk. Karyawan dapat menerima email phishing dengan tautan dan lampiran berbahaya. Mereka dapat mencolokkan drive USB yang terinfeksi ke server atau laptop perusahaan. Vendor juga dapat mengekspos jaringan Anda terhadap ancaman saat mereka bekerja pada infrastruktur Anda.
Ya, ancaman keamanan siber telah menjadi bagian dari hari-hari biasa di kantor. Namun, tidak ada perusahaan yang ingin menghadapi akibat dari pelanggaran yang sebenarnya. Anda mungkin memiliki perangkat lunak anti-malware dan firewall. Namun, jika Anda berpikir ini adalah perlindungan yang cukup kuat, Anda keliru. Penjahat siber saat ini semakin terampil dan cerdas dari menit ke menit.
Anda menginginkan perangkat keamanan siber yang komprehensif untuk melindungi aset dan data klien perusahaan Anda. Daftar tersebut mencakup perangkat lunak anti-phishing, simulator pelanggaran data, dan aplikasi pemantauan jaringan. Simulator pelanggaran data, khususnya, mengidentifikasi celah keamanan sebelum peretas dapat mengeksploitasinya. Alih-alih mempersiapkan staf Anda untuk menghadapi upaya serangan siber, Anda dapat menempatkan mereka pada posisi yang lebih baik untuk menangkalnya.
Mempekerjakan dengan Mudah
Sumber: intercoast.edu
Perekrutan bisa jadi rumit. Antara penyaringan dan wawancara, bukan hal yang aneh jika prosesnya berlangsung selama berbulan-bulan. Semakin penting posisi tersebut bagi keberhasilan perusahaan Anda, semakin sulit menemukan kandidat yang cocok. Bagaimana jika pilihan pertama Anda tidak berhasil? Atau ada pelamar yang tidak Anda pekerjakan, tetapi sekarang ada posisi yang lebih cocok? Semakin lama proses perekrutan berlangsung, semakin besar risiko Anda akan kehilangan pelamar terbaik.
Setelah perusahaan Anda dikenal sering menempatkan orang melalui langkah-langkah yang membosankan dan penundaan, beberapa pencari kerja yang memenuhi syarat tidak akan peduli. Mereka akan mengirimkan resume ke organisasi lain dengan prosedur yang lebih efisien. Perusahaan Anda akan rugi sekarang dan di masa mendatang. Kekalahan dapat merugikan karena keterampilan dan kontribusi orang-oranglah yang memungkinkan organisasi untuk berhasil. Anda memerlukan cara yang efisien untuk mencari, menyaring, berkomunikasi, dan tetap berhubungan dengan kandidat.
Perangkat lunak perekrutan mengatur proses dari iklan lowongan kerja hingga surat penawaran. Perangkat lunak ini menyederhanakan proses penyaringan dengan AI, pembelajaran mesin, dan kemampuan penyortiran. Email otomatis dapat dikirim di setiap langkah, tetapi pesan-pesan ini tidak harus sepenuhnya impersonal. Untuk menyesuaikan komunikasi, perangkat lunak ini memanfaatkan data pelamar, yang juga dapat dimasukkan ke dalam analitik untuk keputusan perekrutan.
Analisis dapat mempersingkat periode debat jika Anda bingung memilih dua kandidat. Beberapa perangkat lunak perekrutan juga dilengkapi dengan kemampuan peningkatan dan pelatihan ulang bagi kandidat internal. Setelah mereka menyatakan minat pada posisi potensial di masa mendatang, perangkat lunak dapat mengidentifikasi mereka sebagai kandidat jalur cepat. Fitur ini dapat diterapkan pada jalur karier ke atas dan ke samping.
Memfasilitasi Kolaborasi
Ketika komunikasi terputus, produktivitas pun ikut menurun. Alasannya beragam, mulai dari merasa sengaja dikucilkan hingga ketidakpastian tentang apa yang harus dilakukan. Perintah untuk kembali ke kantor juga tidak akan membebaskan tim Anda dari masalah kekompakan. Masalah kolaborasi biasanya berasal dari kurangnya kejelasan tentang harapan dan tanggung jawab.
Untuk mencapai kohesi, Anda perlu persatuan di sekitar satu sumber kebenaran. Jika tidak, Anda akan menghadapi risiko pertikaian internal dan penurunan moral. Keberadaan faktor-faktor ini dapat menyebabkan lebih dari sekadar penundaan. Faktor-faktor ini dapat mencegah perusahaan Anda mencapai tujuannya. Jika tujuan Anda penting untuk bertahan hidup, kegagalan yang berulang tidak akan menjadi pertanda baik untuk masa depan. Pertikaian internal dan penurunan moral dapat menghambat strategi yang dirancang dengan baik karena karyawan tidak akan terlalu terlibat dalam keberhasilan kolektif.
Perangkat lunak manajemen proyek dan kolaborasi merupakan pilihan yang umum untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama. Begitu pula dengan intranet dan basis pengetahuan yang merinci prosedur standar. Terus-menerus harus menghubungi orang di bilik sebelah atau berlari ke manajer untuk meminta arahan adalah pembunuh produktivitas. Kadang-kadang tidak apa-apa, tetapi rekan kerja dan klien mungkin kehilangan kepercayaan diri ketika karyawan tidak memiliki sumber daya untuk menjawab pertanyaan sendiri. Alat dan basis pengetahuan yang menyediakan jawaban ini mencegah pekerja merasa mandek atau frustrasi karena kurangnya arahan.
Sumber: ringcentral.com
Memanfaatkan Kemampuan Teknologi
Bila Anda menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan pertumbuhan, Anda tidak ingin menerapkan setiap alat yang ada. Sebuah perangkat mungkin terlihat mengesankan, tetapi itu tidak membuatnya cocok bagi mereka yang akan menggunakannya. Selain itu, aplikasi yang kompleks mungkin terlalu rumit untuk diadopsi sepenuhnya oleh karyawan dan pelanggan. Mengintegrasikan teknologi untuk menciptakan keunggulan baru dan menambah keunggulan yang sudah ada dimulai dengan apa yang membuat perusahaan sukses — proses dan orang-orang yang strategis.