Teknologi informasi merupakan salah satu pengeluaran rutin terbesar bagi sebagian besar perusahaan saat ini. Mulai dari lisensi perangkat keras dan perangkat lunak hingga layanan cloud, kontrak dukungan, dan biaya telekomunikasi, biaya TI tersebut dapat bertambah dengan cepat.
Pemangkasan biaya ini juga dapat membebaskan sumber daya untuk investasi penting lainnya dalam inovasi dan pengembangan bisnis. Kuncinya adalah menjaga keseimbangan antara pengurangan biaya dan mempertahankan efisiensi operasional. Meskipun demikian, ada metode strategis untuk mengendalikan pemborosan pengeluaran sambil tetap menyediakan tim Anda dengan perangkat dan solusi yang tepat.
Melakukan Audit Inventaris dan Pemanfaatan Aset TI
Langkah pertama untuk mengoptimalkan pengeluaran TI Anda adalah memperoleh visibilitas penuh terhadap aset apa saja yang sudah ada di seluruh unit bisnis Anda dan bagaimana aset tersebut digunakan. Lakukan audit menyeluruh untuk membuat katalog setiap perangkat keras, aplikasi, langganan cloud, dan kontrak layanan.
Khusus untuk lisensi perangkat lunak, petakan dengan tepat karyawan dan perangkat mana yang memerlukan akses ke program mana. Anda mungkin akan menemukan perangkat yang tidak terpakai dan produk duplikat/kurang dimanfaatkan yang siap untuk dihilangkan atau dinegosiasikan ulang dengan perjanjian yang lebih hemat biaya.
Pada sisi perangkat keras, penghentian penggunaan peralatan lama dan tidak hemat energi, kemudian menstandardisasi model di seluruh perusahaan, menghasilkan skala ekonomis untuk pembelian massal dan pengurangan biaya daya/pendinginan.
Merangkul Adopsi Cloud dan Layanan Terkelola
Sumber: freepik.com
Server dan pusat data lokal yang lama memerlukan investasi infrastruktur yang besar dalam penyegaran peralatan, utilitas, staf TI khusus, dan langkah-langkah keamanan/kepatuhan. Memanfaatkan layanan TI terkelola merupakan penghemat biaya yang besar dibandingkan dengan mengoperasikan semuanya sendiri. Anda memperoleh akses ke keamanan tingkat perusahaan, redundansi, dan pemantauan 24/7 tanpa biaya perekrutan spesialis penuh waktu.
Bagi banyak perusahaan, model hybrid cloud/layanan terkelola yang menyeimbangkan kontrol dan biaya menyediakan titik temu yang sempurna. Pastikan untuk merencanakan transisi ini dengan saksama guna menghindari redundansi dan tumpang tindih yang tidak perlu antara pengeluaran sistem lama dan baru.
Terapkan Praktik Terbaik Manajemen Aset TI
Mengelola aset TI Anda secara proaktif melalui proses terpusat dan otomatisasi meningkatkan visibilitas dan kontrol biaya yang lebih baik selama siklus hidup penuh, dari pengadaan hingga penghentian. Tetapkan standar dan alur kerja persetujuan untuk memesan perangkat keras baru, penerapan perangkat lunak, kebijakan BYOD, dan audit rekonsiliasi lisensi yang sedang berlangsung.
Beralihlah ke perangkat manajemen aset TI dan konsultan lisensi Microsoft seperti yang ada di Opkalla untuk mengoptimalkan jumlah langganan, menetapkan/memanen lisensi dengan tepat, dan menghindari pembaruan perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan. Terapkan solusi manajemen biaya untuk menyederhanakan tugas pengadaan, manajemen kontrak, dan rekonsiliasi faktur.
Berinvestasilah dalam Kemampuan Dukungan Jarak Jauh
Tiket dukungan TI di tempat memiliki biaya tenaga kerja yang lebih tinggi daripada tiket yang dapat diselesaikan dari jarak jauh. Setiap kali teknisi perlu membawa truk ke kantor, hal itu akan menggerogoti keuntungan secara tidak perlu. Berinvestasi dalam sumber daya swadaya yang tangguh, desktop jarak jauh, dan alat otomatisasi mengurangi persyaratan perjalanan ini untuk semua perbaikan, kecuali perbaikan langsung yang paling mendesak.
Terapkan platform manajemen TI terpusat yang memberikan visibilitas ke perangkat dan infrastruktur pengguna di seluruh lokasi. Sediakan juga portal layanan mandiri dan basis pengetahuan yang memberdayakan karyawan untuk memecahkan masalah dasar sendiri tanpa harus selalu mengajukan tiket help desk yang mahal.
Mengoptimalkan Pelatihan dan Penempatan Staf TI
Sumber: freepik.com
Cenderung ada efisiensi signifikan yang diperoleh melalui pengoptimalan model staf TI internal. Analisis faktor-faktor seperti tingkat pertumbuhan/pengurangan, persyaratan keahlian, dan metrik dukungan untuk menentukan jumlah karyawan ideal dibandingkan dengan menambah kontraktor atau layanan terkelola.
Anda mungkin memperoleh Return on Investment (ROI) yang lebih tinggi dengan memiliki lebih sedikit generalis penuh waktu yang didukung oleh dukungan vendor sesuai permintaan berbiaya rendah. Sebaliknya, biaya perekrutan, pelatihan, dan tunjangan mungkin membenarkan perekrutan sumber daya khusus untuk kompetensi teknologi utama.
Virtualisasi untuk Mengurangi Biaya Perangkat Keras
Virtualisasi telah menjadi alat penting untuk mengurangi pengeluaran perangkat keras. Dengan memvirtualisasikan server dan penyimpanan, organisasi dapat secara signifikan mengurangi jumlah mesin fisik yang dibutuhkan, sehingga menghasilkan konsumsi energi dan biaya perawatan yang lebih rendah. Hal ini juga memungkinkan tim TI untuk mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien dengan menjalankan beberapa aplikasi pada satu mesin fisik, sehingga mengurangi kebutuhan akan infrastruktur tambahan.
Kunci keberhasilan virtualisasi terletak pada alokasi sumber daya dan perencanaan kapasitas yang efektif. Jika dikelola dengan baik, virtualisasi dapat mengurangi kebutuhan perangkat keras, memperpanjang umur peralatan yang ada, serta menurunkan biaya pendinginan dan energi.
Sederhanakan Langganan Perangkat Lunak
Sumber: freepik.com
Model Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) sering kali menyebabkan kelebihan langganan jika tidak dikelola dengan cermat. Alih-alih berlangganan beberapa alat yang menyediakan fungsi yang tumpang tindih, organisasi harus berupaya menyederhanakan langganan dengan menggabungkan alat jika memungkinkan. Meninjau data penggunaan dapat mengungkap perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan atau berlebihan, sehingga membantu memangkas biaya yang tidak perlu.
Organisasi harus terlibat dalam peninjauan berkala dengan vendor mereka untuk menegosiasikan ulang persyaratan, terutama saat bisnis mereka berkembang. Dengan negosiasi yang transparan, bisnis dapat menemukan peluang untuk menurunkan biaya berlangganan keseluruhan sambil tetap mempertahankan akses ke perangkat lunak penting.
Memanfaatkan Perangkat Lunak Sumber Terbuka
Banyak perusahaan yang mengabaikan perangkat lunak sumber terbuka sebagai alternatif yang layak untuk solusi komersial. Meskipun perangkat lunak sumber terbuka sering kali memiliki biaya awal yang lebih sedikit, tetap penting untuk mempertimbangkan dukungan jangka panjang dan pertimbangan pengembangan. Namun, untuk aplikasi tertentu, perangkat lunak sumber terbuka dapat mengurangi biaya lisensi secara signifikan, terutama untuk aplikasi umum seperti sistem manajemen konten atau alat analisis data.
Tim TI harus menilai kebutuhan spesifik mereka dan menentukan di mana perangkat lunak sumber terbuka dapat menggantikan opsi berlisensi yang mahal tanpa mengorbankan fitur atau keamanan.
Mengoptimalkan Infrastruktur Jaringan
Mengoptimalkan infrastruktur jaringan merupakan metode lain untuk mengurangi biaya TI. Perusahaan sering kali mempertahankan pengaturan jaringan lama yang mahal dan tidak efisien. Dengan meningkatkan ke solusi yang lebih modern dan dapat diskalakan, bisnis dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan gangguan layanan. Solusi jaringan berbasis cloud juga menawarkan harga yang fleksibel, yang memungkinkan bisnis untuk meningkatkan atau menurunkan kapasitas jaringan sesuai kebutuhan.
Selain itu, organisasi harus mempertimbangkan solusi SD-WAN (jaringan area luas yang ditentukan perangkat lunak) untuk mengurangi kebutuhan akan jalur sewa yang mahal, menyediakan opsi yang lebih hemat biaya untuk menghubungkan kantor cabang dan pekerja jarak jauh.
Kesimpulan
Teknologi informasi akan selalu menjadi biaya dasar dalam menjalankan bisnis. Namun, tidak perlu membayar lebih atau membiayai pengeluaran TI yang tidak perlu. Dengan meninjau lisensi perangkat lunak, pembaruan perangkat keras, kebutuhan staf, dan prosedur operasional secara berkala, Anda dapat menentukan area untuk pengoptimalan yang lebih cerdas. Miliki disiplin untuk terus menegosiasikan ulang kontrak, menghilangkan redundansi, dan meningkatkan atau menurunkan skala solusi berdasarkan persyaratan yang terus berkembang.
Ingat, mengurangi pengeluaran TI tidak berarti mengabaikan fungsionalitas dan keamanan yang berharga. Ini berarti beroperasi lebih efisien sebagai pengelola keuangan yang baik atas investasi teknologi Anda. Anda kemudian dapat menyalurkan penghematan ini kembali ke prioritas yang lebih tinggi dan inisiatif pertumbuhan.