Di zaman sekarang ini, melek teknologi digital adalah hal yang terpenting, apa pun pekerjaan Anda. Teknologi digital perlahan-lahan mengambil alih dunia dan hanya masalah waktu saja sebelum teknologi tersebut benar-benar mengambil alih.
Salah satu bidang yang sudah jauh berbeda dengan cara tradisional adalah penyimpanan dan berbagi dokumen. Dahulu, setiap dokumen penting dicetak pada selembar kertas, disimpan sebagai salinan fisik dalam binder, disimpan di dalam kotak, di rak di ruang bawah tanah yang luas. Seperti yang mungkin Anda asumsikan, upaya mengambil dokumen-dokumen itu sama sulitnya dengan berdebu.
Untungnya, saat ini, kita bisa menyimpan semua dokumen kita dalam format digital dan menyimpannya di hard drive fisik atau di cloud. Mengambil file yang sama semudah menyimpannya, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetikkan namanya, dan voila – itu dia.
Salah satu format paling umum tempat kami menyimpan file adalah PDF.
Apa itu PDF?
Sumber: pinterest.com
PDF, atau Format Dokumen Portabel, adalah jenis format file yang dikembangkan pada tahun 1993 oleh Adobe dan digunakan untuk menyajikan semua jenis dokumen, termasuk teks, gambar, grafik, lapisan, elemen penataan logis, multimedia, dll. bisa dibilang format file terlengkap yang pernah ada, itulah sebabnya format ini digunakan hingga hari ini dan sejauh ini.
Keunggulan PDF adalah format file lintas platform, artinya dapat digunakan di semua sistem operasi. File yang sama dapat dibuka dan diedit menggunakan Android, iOS, Linux, atau Windows dengan cara yang persis sama dan tidak peduli berapa kali Anda mengeditnya – file tersebut akan tetap berfungsi dengan sempurna di semua platform.
PDF digunakan untuk semua jenis tujuan. Mereka digunakan untuk menampilkan presentasi, proyek, menyimpan dan menyimpan dokumen legal dan semua jenis dokumen teks lainnya, mereka digunakan sebagai format file utama untuk semua tagihan dan kuitansi elektronik Anda dan sebagainya. File PDF juga dapat berisi grafik vektor, serta gambar raster, dapat berisi video, dapat dilindungi kata sandi, dapat digunakan sebagai kontrak yang mengikat secara hukum karena dapat ditandatangani secara digital tanpa diubah dengan cara lain, dan sebagainya. .
Melihat bagaimana mereka dapat digunakan untuk berbagai tujuan dan melihat bagaimana mereka dapat memuat berbagai informasi – mudah untuk melihat bagaimana mereka dapat menjadi cukup besar dalam hal ukurannya. Namun, jangan khawatir – PDF dapat dikompresi… Pelajari lebih lanjut tentang kekuatan PDF di https://www.pdfforge.org/pdfcreator.
Apa itu Kompresi PDF?
Sumber: pinterest.com
Sederhananya, kompresi PDF adalah proses di mana file PDF dikompresi tanpa kehilangan detail atau kualitas apa pun (semacamnya). Yang kami maksud dengan kompresi adalah ukurannya yang lebih kecil. Mengapa itu penting? Baiklah, anggaplah Anda telah melakukan presentasi untuk klien Anda dan menyimpannya sebagai PDF, dan anggap saja file tersebut terlalu besar untuk Anda kirimkan ke klien Anda melalui email – apa yang dapat Anda lakukan?
Sekarang, Anda dapat mengunggah file ke cloud dan mengirimkan tautannya melalui email kepada klien Anda, tetapi Anda juga dapat mengompresnya dan mengirimkannya sebagai lampiran sehingga klien Anda tidak perlu repot. Katakanlah Anda tidak ikut serta dalam solusi kedua, seperti yang dilakukan banyak orang, hal apa saja yang tidak boleh Anda lakukan? Apa kesalahan paling umum yang dilakukan orang dalam situasi ini?
Kesalahan Paling Umum yang Dilakukan Orang Saat Mengompresi File PDF
Ada banyak contoh di mana Anda harus mengompres file PDF Anda. Mungkin karena masalah ukuran lampiran atau mungkin Anda kehabisan ruang penyimpanan… Apa pun alasannya – jangan lakukan kesalahan ini!
1. Memindai File Fisik
Sumber: bmiimaging.com
Menurut AnyPDF, kesalahpahaman paling umum adalah untuk menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu, Anda harus mencetak masing-masing dokumen secara terpisah dan kemudian memindai semuanya menjadi satu file PDF. Hal ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga sangat salah. Pertama-tama, file yang dipindai biasanya berukuran lebih besar, sehingga mengalahkan keseluruhan tujuan kompresi. Kedua, lebih mudah, lebih cepat, dan pada akhirnya berukuran lebih kecil jika hanya menggabungkan beberapa dokumen secara elektronik menjadi satu menggunakan Adobe Acrobat atau perangkat lunak PDF lainnya. Satu-satunya saat Anda perlu memindai adalah ketika Anda hanya memiliki salinan fisik suatu file. Kemudian, dan hanya setelah itu Anda harus melakukannya.
2. Tidak Menyimpan File Sebagai “PDF Ukuran Kecil”
Sebagian besar perangkat lunak PDF memiliki semacam algoritma kompresi di dalam kodenya, namun kebanyakan orang sepertinya tidak menggunakannya. Akan ada saat di mana Anda akan membuat file yang terlalu besar dan Anda perlu mengompresnya. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menyimpan file dan menyimpannya kembali sebagai PDF Ukuran Kecil”.
Ini sangat mudah dilakukan di Adobe Acrobat. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengeklik File, Simpan sebagai Lainnya, lalu klik PDF Berukuran Dikurangi dan selesai – Anda sudah mendapatkan PDF terkompresi tanpa kerumitan.
3. Tidak Menggunakan Pengoptimal PDF
Sumber: makeuseof.com
Terkadang, Anda memerlukan kontrol ekstra atas hal-hal yang ingin Anda kompres, kurangi, atau hapus. Dalam hal ini, Anda mungkin harus menggunakan Pengoptimal PDF. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuka file PDF Anda di Adobe Acrobat. Dari menu utama, pilih File, Simpan sebagai Lainnya, lalu pilih PDF yang Dioptimalkan. Anda akan melihat kotak dialog pop-up dan di sudut kanan atas, Anda akan melihat penggunaan ruang Audit, yang darinya Anda dapat mengontrol masing-masing aspek kompresi PDF (Gambar, Teks, dll.) .
4. Tidak Menggunakan Alat Kompresi Online
Orang yang tidak memiliki Adobe Acrobat biasanya menyerah begitu saja untuk mengompresi file. Namun, yang harus Anda lakukan dalam hal ini hanyalah online dan mencari alat kompresi PDF gratis terbaik. Sekarang, Anda tidak akan memiliki serangkaian fitur yang sama seperti yang Anda miliki dengan Adobe Acrobat, namun sekali lagi, Anda akan menghemat $179,9/tahun dan kecuali Anda benar-benar membutuhkan kompresi profesional dan berkualitas tinggi – Anda akan dapat menghemat $179,9/tahun. akan mendapatkan hasil yang sama.
5. Tidak Menggunakan Microsoft Word
Sumber: usavrsi.se
Untuk beberapa PDF sederhana, Anda dapat menggunakan Microsoft Word untuk mengompresi file besar. Secara umum, PDF yang disimpan melalui Microsoft Word berukuran cukup kecil, karena kompleksitasnya yang terbatas, namun dalam beberapa kasus, Anda mungkin hanya memiliki file teks PDF yang sangat besar yang dapat dengan mudah dikompresi menggunakan MS Word. Yang perlu Anda lakukan dalam hal ini adalah membuka file PDF Anda melalui MS Word, klik tombol File, pilih Save As, dan di menu drop-down, Save as type – pilih PDF. Di bawahnya, ada kotak dialog yang bertuliskan “Ukuran minimum (penerbitan online)” – klik dan simpan file PDF terkompresi Anda yang baru.
Kesimpulan
Itu dia. Seperti yang Anda lihat, ada beberapa kesalahan umum yang dilakukan orang saat mengompresi file PDF mereka. Mudah-mudahan, kami berhasil menarik perhatian Anda dan berhasil menjelaskan kepada Anda bagaimana Anda dapat menghindarinya.