Klaim pasca audit dibuat untuk meminta sejumlah pembayaran oleh perusahaan pihak ketiga. Klaim ini biasanya berupa kelebihan pembayaran atau kredit lain yang tidak diterbitkan tetapi terutang. Biasanya, produsen skala kecil menghadapi masalah ini ketika mereka bekerja sama dengan pengecer internasional. Dan yang mengajukan klaim bukanlah pihak retailer melainkan pihak ketiga.
Pihak ketiga membuat klaim atas nama pengecer. Dengan demikian, mereka dibayar jika pemulihan berhasil. Namun, setengah dari klaim tersebut salah. Untuk mendapatkan insentif, perusahaan membuat klaim yang tidak valid dan menjebak produsen. Oleh karena itu, jika Anda terlibat dalam bisnis semacam itu atau sudah terjun di dalamnya, Anda memerlukan bantuan profesional.
Klaim pasca audit tidak baik untuk anggaran perdagangan. Oleh karena itu, jika Anda merasa terlibat dalam klaim yang salah, klik di sini untuk mengunjungi klaimrecoverygroup.com. Mereka bekerja pada pemulihan klaim dan membantu Anda menyingkirkan klaim yang tidak valid.
1. Apa saja klaim-klaim tersebut?
Sumber: fasttaxservices.co.uk
Pihak ketiga mengeluarkan klaim atas nama pelanggannya. Permasalahan yang mungkin terjadi sejauh ini adalah kesalahan dalam penagihan, pelanggaran standar, dan tidak mematuhi standar. Selain itu, hal ini juga dapat disebabkan oleh masalah terkait promosi dagang. Dan itu juga melibatkan kelebihan pembayaran atau kredit yang jatuh tempo.
Setelah pihak ketiga mengajukan klaim pasca-audit, penyelidikan menyeluruh dimulai. Pemasok menyetujui penyelidikan dan mengizinkan untuk memeriksa semua dokumentasi terkait. Namun seiring berjalannya waktu, semua dokumen tidak tersedia dan hal ini menimbulkan masalah.
Pengemudi utama
Segala jenis promosi perdagangan, penetapan harga produk, dan komisi auditor bertindak sebagai kekuatan pendorong.
2. Tidak sah dan salah
Sumber: pinterest.com
Menurut laporan, sekitar 50 persen klaim pasca-audit adalah salah. Oleh karena itu, mereka menjadi tidak valid dan salah. Hal ini karena alasan tertentu;
- Sekitar setengah dari klaim tersebut mengalami penurunan ganda atau tiga kali lipat sehingga menjadi tidak valid
- Pemotongan terjadi karena perbedaan kebijakan dan ini terjadi sebelum akhir periode penyelidikan
- Auditor juga memasukkan beberapa tunjangan yang telah diselesaikan sebelumnya
3. Menangani klaim tersebut dengan cara yang lebih baik
Sumber: unsplash.com
Karena setengah dari klaim pasca-audit salah dan salah, maka diperlukan penyelidikan yang tepat. Selain itu, Anda harus tahu cara menanganinya dengan lebih baik. Ada beberapa cara tertentu yang dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik, namun hal tersebut memerlukan tindakan di tingkat yang lebih tinggi. Hal-hal yang dapat Anda lakukan antara lain:
Menetapkan kebijakan yang tepat
Harus ada kebijakan pasca-audit yang tepat yang dapat menetapkan peraturan bagi pihak-pihak yang terlibat. Kebijakan tersebut harus mencakup;
- Memberi batasan pada tanggal klaim. Auditor harus terikat untuk tidak membuat klaim apapun yang berumur tahun tertentu. Dengan demikian, klaim lama tidak boleh terjadi.
- Untuk setiap klaim, otoritas terkait harus meminta dokumentasi yang tepat.
- Jika ada resolusi yang tidak realistis, segera tunda jadwal tersebut.
- Harus ada transparansi selama masa tenggang.
- Kebijakan tersebut harus cukup fleksibel dan ramah pembeli.
Tidak menunda pemrosesan
Setelah klaim diajukan, tidak boleh ada penundaan dalam pemrosesan. Pihak berwenang dapat mengurangi penundaan penyelesaian dan beberapa risiko penghapusan utang lainnya melalui tindakan yang tepat waktu. Dan jika Anda ingin menghindari penghapusan, ada beberapa strategi yang bisa Anda gunakan. Ini termasuk;
- Pihak berwenang yang relevan harus memastikan bahwa ada pemahaman yang tepat mengenai jadwal antara kedua belah pihak (yaitu pemasok dan pelanggan).
- Pastikan auditor atau pelanggan tidak dapat melakukan pengurangan apa pun sebelum masa tenggang berakhir.
Abaikan audit pasca yang tidak didokumentasikan
Dokumentasi merupakan hal yang vital dalam klaim pasca audit. Oleh karena itu, otoritas terkait harus memastikan bahwa mereka menolak semua klaim yang tidak memiliki dokumentasi yang tepat. Selain itu, Anda juga memerlukan semua dokumen yang diperlukan yang meliputi; copy invoice, POD dan BOL, serta penyebab pemotongannya. Selain itu, Anda juga harus memiliki semua informasi yang diperlukan.
4. Mencegah klaim pasca audit
Sumber: unsplash.com
Jika Anda terlibat dalam kesepakatan bisnis, lebih baik mengambil semua tindakan pencegahan. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyingkirkan masalah yang tidak perlu di masa depan. Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan:
Dokumentasi yang tepat
Salah satu cara terbaik untuk mencegah kemungkinan masalah adalah dengan memiliki dokumentasi yang tepat atas semua yang Anda lakukan. Anda harus memelihara semua dokumentasi dan laporan yang berkaitan dengan keuangan di antara perusahaan yang diperdagangkan secara publik. Pengendalian internal akan membiarkan Anda melakukan hal ini. Selain itu, Anda juga harus menyimpan semua penawaran promosi dalam bentuk yang terdokumentasi.
Gunakan sistem manajemen yang tepat
Saat Anda melakukan dokumentasi, Anda harus memastikan detail kecil tentang berbagai hal. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memiliki sistem manajemen dokumentasi yang tepat. Dan jika Anda ingin menghindari kesalahan penempatan, Anda harus mempertimbangkan untuk memiliki tempat penyimpanan dokumen.
Ini akan memberi Anda akses ke semua dokumen yang diperlukan tepat waktu. Selanjutnya, Anda akan dapat mengatur dokumen berdasarkan klien Anda. Dan jika seandainya Anda menghadapi tuntutan apa pun, Anda dapat melawan.
Pernyataan kebijakan
Jika Anda seorang pemasok, penting bagi Anda untuk membuat pernyataan kebijakan pasca-audit. Tidak semua klien harus setuju dengan kebijakan Anda, tetapi ini adalah hal pertama yang harus Anda lakukan. Karena itu akan membiarkan Anda menetapkan aturan kesepakatan. Anda dapat melakukan perubahan terhadap kebijakan tersebut, tergantung situasinya.
Setelah kedua belah pihak menyepakati kebijakan tersebut, tandatangani dokumen tersebut. Ini akan menjadi bukti jika terjadi komplikasi di masa depan. Selain itu, jika pihak lain membuat klaim palsu, Anda dapat menggunakan dokumen yang ditandatangani ini untuk membuktikan pendapat Anda.